Самая высококачественная пломба или любое другое охранное устройство выполнят свое предназначение только тогда, когда будет в совершенстве отработана процедура и система их применения. Излагаемое ниже описание имеет своей целью помочь любому пользователю пломб в разработке правильных систем и процедур, направленных на предотвращение мелких краж и воровства.
Хранение
Все пломбы и охранные устройства должны храниться в закрытых помещениях, под контролем, с тем, чтобы посторонние люди не имели к ним доступа и не могли взять их для последующего незаконного использования.

- Необходимо вести отдельный журнал учета пломб, устанавливаемых на отправляемый груз, и отдельный журнал учета пломб на получаемый груз.
-  Для журнала учета надо использовать счетную книгу с твердой, а не с мягкой обложкой.
- Регистрационная запись в журнале учета пломб, устанавливаемых на отправляемый груз, должна содержать следующие сведения:

• Дата и время установки пломбы.
• Номер транспортного средства.
• Название, контрольный номер и логотип пломбы.
• Пункт назначения груза.
• Фамилия, имя лица, устанавливавшего пломбу.
• Фамилия, имя водителя транспортного средства.

Если водитель не является сотрудником организации-грузоотправителя, тогда подсчет отправляемого товара и установку пломбы следует производить в присутствии представителя грузоотправителя. Водитель должен в транспортной накладной, или в третьей копии транспортной накладной, которая содержит инструкцию грузоотправителя, записать название, номер и логотип пломбы, поставленной на товар.

Если вдруг возникает необходимость снять пломбу до прибытия груза в пункт назначения, в Акте о
снятие пломбы должна быть зарегистрирована следующая информация (особенно это касается узловых станций взвешивания):

• Фамилия, имя лица, срывающего пломбу.
• Причина срыва пломбы.
• Время и дата, когда пломба была сорвана.
• Название, контрольный номер и логотип сорванной пломбы.
• Название, контрольный номер и логотип пломбы, установленной взамен сорванной.
• Имена свидетелей, присутствовавших при срыве пломбы.

Акт о срыве пломбы обязательно должен быть зарегистрирован соответствующими должностными лицами организаций, участвующих и контролирующих перевозку.

Перед снятием пломбы необходимо убедиться в ее целостности, для чего производится проверка на физическую целостность пломбы.

Для снятия пломбы рекомендуются следующие процедуры:

1. Пломбы должны снимать только уполномоченные на это должностные лица.
2. В журнал учета пломб на получаемый груз, следует внести название, контрольный номер и логотип пломбы.
3. Сравнить название, контрольный номер и логотип пломбы, которые указанны на пломбе, с данными, указанными в перевозочных документах.
4. Прежде чем снимать пломбу, убедитесь в том, что она имеет длину не короче стандартной, и что в том, как она установлена, нет каких-либо дефектов. Проверьте, нет ли на пломбе каких-либо странных отметин или следов попыток взлома.
5.   Необходимо подергать и покрутить пломбу влево и вправо, чтобы убедиться, что ее головка не нарушена.
6. О любом отклонении от нормы следует поставить в известность соответствующих должностных лиц, а также зарегистрировать эти отклонения в журнале учета пломб.
7. Все грузы, полученные с нарушенной пломбой, должны быть зарегистрированы в соответствии с предыдущим пунктом и снова опломбированы, если груз требует дополнительной транспортировки.
8. Любые свидетельства кражи должны быть заявлены в отдел безопасности, и немедленно начато расследование, независимо от времени суток.


Для усиления программы контроля опломбирования и создания дополнительных препятствий для потенциальных воров можно предпринять следующие шаги:
1. Убедитесь, что замыкающие устройства и крюки, фиксирующие дверь, а также ручки замков невозможно снять, не нарушив при этом пломбы.
2. Используйте пломбы разного цвета, позволяющие вам дифференцировать тип товара, терминалы, склады, заводы, экспортные или импортные поставки, а также временной интервал транспортировки груза.
3. Используйте пломбы различного цвета для транспортных средств, возвращающихся без груза, чтобы не допустить использования транспортных средств водителем в личных целях на обратном пути или транспортировки грузов без разрешения.
4. В целях предотвращения использования вышедших из употребления старых пломб, периодически меняйте цвет используемых пломб.
5. Фирмы, отправляющие транспортные средства с товаром по маршруту, на котором предстоит сделать от 2 до 7 остановок, могут использовать систему пломбирования пломбой другого цвета после каждой остановки.

Обычные индикаторные металлические или пластиковые пломбы не всегда эффективны.

Разработка и внедрение высокопрочных, силовых, самозапирающихся, маркированных контрольным номером канатных (тросовых) пломб или пломб болтового типа позволила обеспечить более высокую физическую безопасность груза, а также целостность пломбы.